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Breve resumen:
CAPÍTULO
I
Un proyecto está designado a mover una organización
de un estado a otro a fin de lograr un objetivo específico, o sea, los
proyectos impulsan el cambio en las organizaciones.
Un proyecto es un esfuerzo temporal, con un
principio o final definido, que se alcanza cuando se cumplen los objetivos se
han logrado, o bien que los objetivos no se cumplirán o no pueden cumplirse,
porque el financiamiento del proyecto se ha agotado o ya no se encuentra
disponible, porque la necesidad del proyecto ya no existe, porque los
recursos ya no están disponibles o porque se da por terminado el proyecto ya
sea por conveniencia o por causa legal.
Al cumplirse un proyecto, los resultados
esperados pueden ser: un producto único, que puede ser un componente de
otro elemento, una mejora o corrección de un elemento o un nuevo elemento
final en sí mismos; un servicio único o la capacidad de realizar un servicio;
un resultado único, tal como una conclusión o un documento; o una combinación
única de uno o más productos, servicios o resultados.
Los proyectos hacen posible la creación de valor al
negocio que puede ser a través de un beneficio cuantificable neto (tangible)
que se deriva de una iniciativa de un negocio o como un retorno en forma de
elementos (dinero, tiempo, bienes o intangibles).
Ahora bien, ¿de donde nace un proyecto?, estos
pueden surgir por la necesidad de cumplir requisitos regulatorios, legales o
sociales, por para satisfacer las solicitudes o necesidades de los
interesados, para crear, mejorar o reparar productos o servicios o bien para
implementar o cambiar las estrategias de negocio o tecnologías.
Para el desarrollo de un proyecto es adecuado
contar con la Dirección de Proyectos que ayuda a los individuos,
grupos y organizaciones públicas y privadas a:
- Cumplir
con los objetivos del negocio
- Satisfacer
las expectativas de los interesados
- Ser
más predecibles
- Aumentar
las posibilidades de éxito
- Entregar
los productos adecuados en el momento justo
- Resolver
problemas e incidentes
- Responder
a los riesgos de manera oportuna
- Optimizar
el uso de los recursos de la organización
- Identificar,
recuperar o concluir proyectos fallidos
- Gestionar
las restricciones
- Equilibrar
la influencia de las restricciones en el proyecto
- Gestionar
el cambio de una mejor manera.
Cuando no se cuenta con una Dirección de Proyectos
o esta es deficiente, los proyectos pueden resultar en incumplimiento de
plazos, sobrecostos, calidad deficiente, retrabajos, expansión no controlable
del proyecto, pérdida de reputación para la organización, interesados
insatisfechos, incumplimiento de los objetivos propuestos del proyecto
Un proyecto puede dirigirse en tres escenarios:
como un proyecto independiente, dentro de un programa o dentro de un
portafolio.
La relación entre portafolios, programas y
proyectos es tal que un portafolio se refiere a un conjunto de proyectos,
programas, subconjuntos de portafolios y operaciones que se gestionan como un
grupo para alcanzar determinados objetivos estratégicos.
Los programas se agrupan en un portafolio y
comprenden subprogramas, proyectos o cualesquiera otros trabajos que se
gestionan de manera coordinada para contribuir al portafolio.
Los proyectos individuales, estén o no incluidos en
el ámbito de un programa, siempre se consideran parte de un portafolio.
Aunque los proyectos o programas del portafolio no son necesariamente
interdependientes ni están necesariamente relacionados de manera directa,
están vinculados al plan estratégico de la organización mediante el
portafolio de la misma.
Los proyectos pueden relacionarse con las
operaciones en varios puntos del ciclo de vida del producto, como cuando se
desarrolla un producto nuevo, se mejora un producto existente o se
incrementan los resultados; mientras se lleva a cabo la mejora del proceso;
al final del ciclo de vida del producto o al cierre de cada fase.
Los proyectos comprenden varios componentes clave
que, cuando se gestionan de forma eficaz, conducen al éxito esperado, estos
componentes son:
- Ciclo
de vida del proyecto (predictivo, iterativo, incremental, adaptativos,
híbrido)
- Fase
del proyecto
- Punto
de revisión de fase
- Procesos
de la dirección de proyectos
- Grupos
de procesos de la dirección de Proyectos
(inicio-planificación-ejecución-monitoreo y control-cierre)
- Áreas
de conocimiento de la dirección de proyectos (integración, costos,
comunicaciones, alcance, calidad, riesgos, interesados, cronogramas, recursos
y adquisiciones)
CAPÍTULO
II
Los proyectos existen y operan en entornes que
pueden influir en ellos y pueden ser favorables o desfavorables, estos son factores
ambientales de la empresa (fuera del ámbito del proyecto/fuera de la
empresa) y los activos de procesos de la organización (internos).
Adicional a los factores anteriormente mencionados
se debe considerar a los sistemas organizacionales que influyen al proyecto.
Los factores ambientales de la empresa son las
condiciones que no están bajo el
control del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el
proyecto, se consideran como entradas de muchos procesos de la dirección de
proyectos, específicamente para la mayor parte de los procesos de
planificación; los factores ambientales se clasifican en internos y externos,
entre los internos se tiene la cultura, estructura y gobernanza de la
organización, distribución geográfica de instalaciones y recursos,
infraestructura, software informático, disponibilidad de recursos, capacidad
de los empleados, en el caso de los externos a la organización se
pueden identificar las condiciones del mercado, influencias y asuntos de
índole social y cultural, restricciones legales, bases de datos comerciales,
investigaciones académicas, estándares gubernamentales o de la industria,
consideraciones financieras y elementos ambientales físicos.
En el caso de los activos de proceso de la
organización, estos son los planes, procesos, políticas, procedimientos y
bases de conocimiento de la organización, estos activos influyen en la
dirección del proyecto; también incluyen objetos, práctica o conocimiento de
alguna o de todas las organizaciones ejecutoras que participan en el proyecto
y que pueden usarse para ejecutar o gobernar el proyecto y las lecciones
aprendidas procedentes de proyectos anteriores y la información histórica de
la organización; pueden incluir cronogramas, datos sobre riesgos y valor
ganado.
Para el caso de los sistemas organizaciones, los
proyectos operan dentro de las restricciones impuestas por la organización a
través de su estructura y marco de gobernanza, por lo cual el Director de
proyecto necesita comprender donde residen las responsabilidades, la
rendición de cuentas y la autoridad dentro de la organización, con lo cual,
el Director del proyecto puede usar de manera eficiente su poder, influencia,
competencia, liderazgo y capacidad política para del éxito del proyecto.
La
responsabilidad del PMO puede abarcar desde el suministro de funciones de
soporte para la dirección de proyectos, hasta la propia dirección de uno o
más proyectos, los PMO pueden ser de apoyo, de control o directiva, esto
varía de acuerdo al grado de control e influencia que ejerce sobre los
proyectos.
El
grado de control de apoyo es reducido, el de control es moderado y el
directivo es elevado.
Las
funciones de la PMO son: - Gestionar
los recursos compartidos a través de todos los proyectos dirigidos por la PMO
- Identificar
y desarrollar una metodología, mejores prácticas y estándares para la
dirección de proyectos.
- Entrenar,
orientar, capacitar y supervisar
- Monitorear
el cumplimiento de los estándares, políticas, procedimientos y plantillas de
la dirección de proyectos mediante auditorias de proyectos.
- Desarrollar
y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación
compartida de los proyectos
- Coordinar
la comunicación entre proyectos.
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