FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL GRUPO AUDITOR

 

MAESTRÍA EN GESTIÓN INTEGRAL DEL RIESGO

 

AUDITORIA

 

ENTREGABLE 3

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL GRUPO AUDITOR

 

 

ALUMNA

MAYOLA CLAUDIA CALIXTO TEJEDA

 

Mayo 2024

INTRODUCCIÓN

La auditoria interna de los sistemas de gestión, como son el de Calidad, Ambiental o de Seguridad y Salud en el Trabajo, es una herramienta de gestión empleada para evaluar la eficacia del sistema de gestión conforme a los requisitos establecidos por una norma o estándar, tal como la ISO 45001:2018.

En esta tarea, el papel del equipo auditor es fundamental, ya que tiene el compromiso de estudiar e implementar acciones que reconozcan los posibles riesgos y amenazas que se puedan manifestar dentro de las empresas, valorando el impacto y dando respuesta exactas, innovadoras y viables.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

	FUNCIONES	RESPONSABILIDADES
AUDITOR LIDER	Como responsable de la auditoria, es necesario que sea poseedor de una gran experiencia en la materia, la cual puede derivarse de su formación académica y/o profesional, así como de su trayectoria y orientación personal. El potencial de su participación puede ser más significativo si su experiencia laboral proviene del conocimiento de esta clase de esfuerzos en instituciones públicas y privadas, aunque no es un requisito indispensable. El asumir la dirección de una auditoria conlleva no sólo la responsabilidad de tener la capacidad de respuesta en cuanto a los resultados que se esperan, sino al de mantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de todos y cada uno de los participantes. Su presencia debe constituir una base de confianza y tranquilidad cifrada en su capacidad para comunicar su visión, el dominio de la técnica, respaldo moral y liderazgo, traducida en el logro de avances, coordinación de esfuerzos, espíritu de lucha, creatividad y actitud constructiva. Es el responsable de asegurar una conducta eficiente y efectiva de la auditoria dentro de los alcances de la misma.	· Consultar y llegar a un consenso con el cliente (interno o externo) respecto el alcance de la auditoria. ·   Obtener la información de respaldo relevante como los detalles de actividades, los productos, los servicios, en la empresa y sus áreas de actuación, los detalles de auditorias previas, realizadas al auditado. ·         Formación del equipo auditor. ·         Desarrollar el plan de auditoria o   Determinar los objetivos de la auditoria, el alcance y criterios. ·    Elaborar el calendario de auditoria atendiendo la necesidades y responsabilidades del equipo auditor ·    Dirigir las actividades del equipo auditor. ·         Preparar las comunicaciones. ·      Coordinar la preparación de los documentos y procedimientos detallados de trabajo y reunir al equipo auditor. ·         Representar al equipo auditor en discusiones con el auditado, antes, durante y después de la auditoria. ·  Realizar los informes de la auditoria.
EQUIPO AUDITOR	·       Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo conforme el alcance de la auditoria. ·    Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria. ·         Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria. ·     Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados. ·   Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo. ·         Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información. · Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo. ·  Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación, corporativos, sectoriales e instancias normativas. · Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización. · Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles. ·   Revisar el flujo de datos y formas. · Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el funcionamiento de la organización. ·  Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina. ·     Evaluar los registros contables e información financiera. ·     Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de avances. · Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional. ·    Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria. ·  Responsabilidades del cliente auditado.	·   Definir los objetivos de la auditoria. ·  Proveer los recursos a las autoridades apropiadas para conducir la auditoria. ·         Aprobar el plan de auditoria, ·         Recibir el informe de la auditoria y determinar su distribución. ·         Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditoria, cuando sea necesario. ·         Designar personal responsable y competente para acompañar a los miembros del equipo auditor, para actuar como guías dentro de la empresa y para asegurar que los auditores estén al tanto de los requerimientos de salud, seguridad y otros quesean apropiados. ·  Proveer el acceso a las instalaciones, personal, información y registros relevantes a solicitud de los auditores.

CONCLUSIONES

El rol del grupo auditor es muy importante para la organización, debe necesariamente contar con los conocimientos técnicos, actitud y certificación en la norma o estándar a auditar para poder realizar la tarea de evaluar el desempeño y eficacia del sistema de gestión; además que el papel del auditor no debe limitarse al informe final de la auditoria, sino ampliarse al desarrollo, ejecución y seguimientos de los planes establecidos para la mejora continua, porque de ellas van a depender que el ejercicio se culmine de una manera efectiva y eficiente contando con el compromiso de cada integrante de la organización.

 

BIBLIOGRAFÍA

Editores (2024). 4.3 Funciones del equipo auditor. Auditoría administrativa. Instituto Consorcio Clavijero. Consultado el 28 de mayo de 2024 en: https://cursos.clavijero.edu.mx/cursos/087_aa/modulo4/contenidos/tema4.3.html

Editores (2021) Principales responsabilidades del auditor ISO 45001, Escuela Europea excelencia. Consultado el 28 de mayo de 2024 en: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/2020/06/las-funciones-del-auditor-iso-45001/

Editores CTMA (2020) ¿Cuáles deberían ser las características de un auditor según la norma ISO 19011:2018? CTMA Consultores. Consultado el 28 de mayo de 2028 en; https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/2020/06/las-funciones-del-auditor-iso-45001/

Elementos de una Auditoría

 

Cuadro comparativo Auditoria VS Auditoria SST

 Decargar documento aquí:

https://drive.google.com/file/d/1yPQPA6eiGmpTiCWebE9-bctZidzcChc6/view?usp=sharing

MAESTRÍA EN GESTIÓN INTEGRAL DEL RIESGO

 

AUDITORIA

 

ENTREGABLE 1

Cuadro comparativo Auditoria VS Auditoria SST

 

 

ALUMNA

MAYOLA CLAUDIA CALIXTO TEJEDA

 

Mayo 2024

INTRODUCCIÓN

Con el tiempo, incluso los mejores programas de salud ocupacional pueden dejar de ser efectivos, no cumplir con su funcionalidad preventiva y, a cambio, generar mayores riesgos. La auditoria de seguridad y salud en el trabajo es la herramienta que permite comprobar si el sistema funciona, dónde está fallando y en qué puntos puede mejorar. Los cambios de personal, en los procedimientos o el uso de nueva tecnología, son factores que pueden modificar la exposición al riesgo de los trabajadores. Con una auditoria de seguridad y salud en el trabajo será posible identificar problemas, deficiencias u oportunidades de mejora.

Si bien la auditoria es un proceso comprobado para la mejora continua en las organizaciones, es adecuado conocer las particularidades de la auditoria para la seguridad y salud ocupacional, lo que permitirá una aplicación más efectiva, al interpretar claramente cada uno de los factores que intervienen en este campo.

En el este trabajo, se presenta un cuadro comparativo entre los aspectos relevantes de la auditoria y la auditoria SST, con el fin de poder diferenciar los objetivos, alcances y particularidades.

A continuación se presenta el cuadro comparativo: 

	AUDITORÍA	AUDITORIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
¿QUÉ ES?	Una auditoria es un proceso de verificación y/o validación del cumplimiento de una actividad según lo planeado y las directrices estipuladas. Según la ISO (Organización Internacional de Normalización) es un proceso sistemático independiente y documentado que permite obtener evidencia de auditoria y realizar una evaluación objetiva para determinar en qué medida son alcanzados los criterios de auditoria (conjunto de políticas, procedimientos o requisitos a revisar). (Kawak, s/f)	Una auditoria de seguridad y salud en el trabajo es un procedimiento estandarizado para evaluar la eficacia de un programa de seguridad y salud ocupacional, o de un sistema de seguridad y salud en el trabajo. Las auditorias, por otra parte, son también una herramienta válida para verificar el cumplimiento de la legislación aplicable en cada país sobre seguridad y salud en el trabajo. (HSETools, s/f)
OBJETIVO	La finalidad de una auditoria es diagnosticar; identificar qué actividades se desarrollan según lo esperado, cuales no y aquellas que son susceptibles de mejora. (Kawak, s/f)	El propósito principal es evaluar la efectividad de las medidas implementadas para proteger a los trabajadores de los riesgos derivados de su actividad laboral. Pero también, la auditoria puede certificar la conformidad con algún tipo de estándar o con lo exigido por algún organismo regulador. (HSETools, s/f)
CARACTERÍSTICAS	El ejercicio de auditar siempre se debe identificar por ser: Objetiva, esto significa que debe estar basada en hechos reales, sustentables y con evidencia, actuando en su desarrollo con una actitud mental independiente e imparcial. Sistemática, ya que se desarrolla bajo una serie de pasos y etapas, que se deben ejecutar en un orden lógico para lograr el objetivo final. Profesional y transparente porque será un proceso desarrollado por un auditor, una persona, el cual debe tener la capacidad de informar lo que se halle en la auditoria sin ningún juicio de valor e independencia. (Kawak, s/f)	Una auditoria de SST tiene las siguientes características: Sistemática: Se lleva a cabo de manera planificada y sistemática, siguiendo un conjunto de procedimientos y criterios predefinidos, lo cual garantiza que se cubran todas las áreas relevantes de la SST. Independiente: Debe ser realizada por personal independiente y objetivo, que no está directamente involucrado en las operaciones diarias de la empresa, lo cual ayuda a garantizar una evaluación imparcial y objetiva de las prácticas de seguridad laboral. Integral: Abarca todos los aspectos de la SST, incluyendo la evaluación de políticas, procedimientos, prácticas, equipos de protección personal, condiciones de trabajo y cultura organizacional relacionada con la seguridad. Evaluativa: No se limita a identificar deficiencias, sino que también evalúa la efectividad de las medidas existentes y proporciona recomendaciones para mejorar la gestión de la seguridad laboral. Documentada: Los hallazgos de la auditoria se documentan de manera detallada en un informe formal, que incluye observaciones, conclusiones, recomendaciones y planes de acción correctiva, proporcionando un registro claro de los resultados de la auditoria y las medidas propuestas para abordar cualquier deficiencia identificada. Participativa: Alienta la participación activa de los trabajadores y representantes sindicales en el proceso de auditoria. Esto ayuda a obtener una perspectiva más completa de las condiciones de trabajo y a fomentar la participación de los empleados en la mejora de la seguridad laboral. Continua: Se realiza de forma periódica para garantizar que se mantengan altos estándares de SST y para evaluar el progreso en la implementación de medidas correctivas. (AMBISAFE, 2024)
IMPORTANCIA	·         Ayudan a tener una excelente calidad en los procesos que manejen ya sean internos o externos. ·         Es muy importante para los directivos de las empresas tener información verídica, fiable, para que puedan analizar los pasos a seguir, ya que la información que nos arroja una auditoria es la base para tomar decisiones que nos permitan tener mayor éxito y crecimiento. ·         Una auditoria hace responsable a los equipos de las empresas en ordenar y mejorar sus procesos y controles internos, generando eficiencias operativas y mejores prácticas en la ejecución de sus operaciones. ·         Es el marco para medir el cumplimiento de las normativas legales. (Kawak, s/f)	·         Permiten identificar y evaluar los riesgos laborales presentes en la empresa, incluyen la identificación de posibles peligros en el lugar de trabajo, evalúan la exposición de los trabajadores a estos riesgos y determinan si las medidas preventivas implementadas son adecuadas y efectivas. Esta información es fundamental para tomar decisiones informadas y mejorar continuamente las condiciones de trabajo. ·         Son fundamentales para evaluar la eficacia de las medidas preventivas implementadas; revisan si se están cumpliendo los procedimientos de seguridad establecidos, si se están utilizando correctamente los equipos de protección personal y si se están llevando a cabo las capacitaciones necesarias; identifican posibles deficiencias en estas áreas, lo que permite a la empresa tomar medidas correctivas y evitar posibles accidentes o enfermedades laborales. (Pinzón, 2024)
NORMA O ESTANDAR APLICABLE	De manera general, existe un estándar que contempla los criterios que hay que considerar a la hora de afrontar una auditoria, independientemente que sea parcial o completa: es la norma ISO 19011 la que nos dice cómo auditar los sistemas de gestión. Ahora bien, de manera particular, dependiendo la materia que se quiera auditar, existen normas y criterios legales, voluntarios o contractuales que se deben considerar como la base para llevar a cabo el proceso de verificación.	·         ISO 45001:2018 Sistemas de Gestión de la SST ·         Normas Oficiales Mexicanas en materia de SST ·         OSHAS 18001:2007 Occupational health and safety management systems-Requirements. ·         ILO. International Labour Standards (including those on occupational safety and health)

CONCLUSIONES

Una auditoría de seguridad y salud en el trabajo es un proceso estructurado y sistemático que evalúa de manera integral las prácticas de seguridad laboral en una empresa. Al ser independiente, integral, evaluativa, documentada, participativa y continua, ayuda a identificar áreas de mejora y a promover un entorno de trabajo seguro y saludable para todos los empleados.

BIBLIOGRAFÍA

AMBISAFE. (2024). 7 características de una auditoria de SST. auditoriamintra.pe, Consultado el 18 de mayo de 2024 en: https://auditoriamintra.pe/blog/7-caracteristicas-de-una-auditoria-de-sst/#:~:text=%F0%9F%93%8CLas%20caracter%C3%ADsticas%20de%20una%20auditor%C3%ADa%20de%20SST,-Una%20auditor%C3%ADa%20de&text=Sistem%C3%A1tica%3A%20La%.

HSETools. (s/f). ¿Qué es una auditoria de seguridad y salud en el trabajo y porqué realizarla. hse.software, Consultado el 18 de mayo de 2024 en: https://hse.software/2022/01/10/que-es-una-auditoria-de-seguridad-y-salud-en-el-trabajo-y-por-que-realizarla/.

Kawak. (s/f). Auditorias Conceptos y definiciones clave. Kawak, Consultado el 18 de mayo de 2024 en:https://landing.kawak.net/conceptos-y-definiciones-clave-de-auditoria#quesunaauditora.

Pinzón, D. (2024). La importancia de las auditorias al SGSST. Blogcoomeva, Consultado el 20 de mayo de 2024 en: https://blog.coomeva.com.co/post/la-importancia-de-las-auditorias-al-sgsst/1518.